La mauvaise qualité des appels Teams à l’ère du travail hybride ne sont pas seulement ennuyeuses, elles représentent également un énorme gouffre financier. Elles diminuent la productivité, réduisent la satisfaction des employés et, dans les pires cas, conduisent à des impactes business. Tout cela peut être évité avec la bonne approche pour faire fonctionner le travail hybride de la bonne manière. Voici les meilleures pratiques pour les réunions hybrides Teams que vous devez connaître.

Meilleures pratiques pour les réunions hybrides Teams

Lors d’une réunion hybride, il est important de tirer parti de la technologie pour combler l’écart entre les participants en salle et les participants à distance. Commencez par demander à tous les participants de rejoindre la réunion depuis leur propre appareil, même s’ils sont physiquement présents dans la salle de réunion. Cette approche permet à chacun d’activer sa caméra et de participer activement au chat de la réunion.

Assurez-vous que les caméras sont allumées pendant la réunion – nous ne pouvons pas insister assez sur ce point. Cette simple action aide les participants à distance à se connecter avec l’orateur et aide l’orateur en lui donnant un retour visuel sur ce qu’il dit, ce qui est une partie très importante de l’interaction sociale souvent absente sans caméra. Il est tellement plus facile de créer des liens lorsque les gens peuvent se voir.

La clarté audio est essentielle dans les réunions hybrides. Vérifiez toujours que les microphones sont coupés pour les participants à distance ainsi que les haut-parleurs pour ceux présents dans la salle de réunion. Cela évite les échos et les retours sonores classiques que nous redoutons tous lors des appels.

Soyez consciemment inclusif envers les participants à distance en faisant un effort pour les inclure dans la conversation, en leur donnant de nombreuses occasions de contribuer. À l’inverse, minimisez les discussions parallèles en salle et les bruits de fond pour aider ceux qui se joignent à distance à suivre la conversation et à se sentir plus impliqués – personne n’aime penser qu’il manque quelque chose. Cela signifie que s’il y a une conversation susceptible de se développer dans la salle, ajoutez-la au chat en tant que point d’ordre que la personne dirigeant la réunion pourra reprendre au moment approprié.

Et, dernier point, encouragez les participants à « lever la main » dans Teams. Il n’y a rien de pire que d’être interrompu, que ce soit pour l’orateur ou pour un autre participant qui ne peut alors plus suivre la conversation.

Coûts de friction des appels Teams

La friction numérique, qu’elle soit à distance ou au bureau, peut nuire considérablement à l’efficacité et à la rentabilité des entreprises. C’est la friction que vous rencontrerez en plus de ne pas suivre les meilleures pratiques que nous venons de couvrir. Des problèmes courants comme une mauvaise qualité audio et vidéo, ainsi que des difficultés à partager du contenu, sont un gros problème pour les configurations hybrides. Comprendre et résoudre ces sources de friction numérique est crucial, surtout puisqu’elles impactent significativement les opérations commerciales si elles ne sont pas contrôlées.

Les obstacles numériques des réunions hybrides (avec en tête la mauvaise qualité audio et vidéo) sont un énorme problème, avec 46 % des entreprises subissant une diminution de l’efficacité, 43 % faisant face à des coûts accrus et 40 % souffrant d’une baisse de satisfaction des employés. Ces problèmes surviennent principalement dans Teams lorsqu’une attention suffisante n’est pas portée à la qualité.

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